29 april 2013

Youston archiveert 2,5 kilometer aan documenten van Sint-Trudo Ziekenhuis

Youston, gespecialiseerd in archiefbeheer en digitalisatie, werd door Sint-Trudo Ziekenhuis geselecteerd om hun enorme archief te beheren en te digitaliseren. 2,5 kilometer aan documenten worden door het Hasseltse bedrijf gescand en digitaal gearchiveerd. Voor het ziekenhuis is dit niet alleen een belangrijke administratieve vereenvoudiging. Het betekent ook een grote stap in de richting van een verdere digitalisering van de organisatie.

Kilometers papier
Het Sint-Trudo Ziekenhuis is met zijn 310 bedden het streekziekenhuis voor de regio Zuidwest-Limburg en zuidelijk Vlaams-Brabant. Het ziekenhuis is in volle groei. Sinds 22 januari 2013 zijn alle ziekenhuisactiviteiten samengebracht in het volledig vernieuwde ziekenhuis aan de Diestersteenweg. Met nieuwe ideeën aan boord wordt volop gebruik gemaakt van de nieuwe hedendaagse mogelijkheden. En dat voelen ze op de werkvloer.

Doris Eder, bedrijfskundig directeur van Sint-Trudo: "Er worden creatieve oplossingen gezocht voor erfenissen uit het verleden. Het archief van 2,5 kilometer vormde daarbij een grote uitdaging. Bergen papieren dossiers zitten verpakt op verschillende wijzen en liggen verspreid over bijna 30 lokalen op verschillende adressen in Sint-Truiden. Dit is onoverzichtelijk, onwerkbaar en bijzonder inefficiënt. De papierberg in ziekenhuizen is een gevolg van allerlei wettelijke bepalingen. Zo zijn ziekenhuizen bijvoorbeeld verplicht om hun patiëntendossiers 30 jaar bij te houden."

Scan-on-demand
Het Hasseltse bedrijf Youston helpt het Sint-Trudo Ziekenhuis orde te scheppen in haar gefragmenteerde archieven. De pragmatische aanpak van Youston begon bij het gedetailleerd opmeten van het volume zodat het totaalbudget gekend was nog voor de opdracht werd toegekend. Bij de uiteindelijke uitvoering worden alle archiefstukken geïnventariseerd en overgebracht naar Youston voor verder bewaring en terbeschikkingstelling. Sommige documenten moeten onmiddellijk, andere op lange termijn, gedigitaliseerd worden. Een derde categorie dossiers zal confidentieel vernietigd worden.

Pieter Vansynghel, CEO van Youston: "In enkele weken tijd wordt de migratie gerealiseerd van een moeilijk overzichtelijk volume papier naar een netjes geïnventariseerd en geïndexeerd volume, dat online kan geraadpleegd worden door Sint-Trudo. De combinatie van opslag en scan-on-demand maakt onze aanpak uniek. De organisaties waarvoor wij werken, verliezen geen plaats aan papieren archieven, hun documenten worden netjes geïnventariseerd. Wanneer medewerkers een document nodig hebben, kunnen ze dit online opvragen. Zo worden enkel de te gebruiken documenten gedigitaliseerd zodat niet onnodig moet worden geïnvesteerd in het digitaliseren van dossiers die toch nooit meer zullen worden opgevraagd. We zijn er dan ook van overtuigd dat deze vorm van digitalisering een belangrijke en haalbare stap vormt naar een paperless organisatie."

Over Youston
Youston werd in 2005 initieel opgericht om langdurig werklozen te laten werken met repetitieve taken in informaticaomgevingen. Ondertussen is het bedrijf uitgegroeid tot het sterkst groeiende digitaliseringsbedrijf in de Benelux. Het Hasseltse bedrijf heeft 20 medewerkers en draait een omzet van 2,5 miljoen euro. Youston heeft de laatste jaren intensief geïnvesteerd in het bouwen van betaalbare oplossingen voor bedrijven die veel documenten verwerken en de overgang wensen te maken naar een meer digitaal georiënteerde organisatie.